بایگانی راکد شامل اسنادی است که دیگر به صورت فعال استفاده نمی شوند، اما به دلایل قانونی، تاریخی یا سایر ملاحظات، نگهداری آن ها ضروری است. این اسناد معمولاً در فضایی جداگانه به نام بایگانی راکد ذخیره می شوند و نحوه قفسه‌بندی آن ها با بایگانی‌های جاری و نیمه جاری تفاوت دارد. قفسه بندی مناسب این فضا باید از آسیب دیدن اسناد جلوگیری کند و درعین حال دسترسی آسان و نگهداری اصولی را امکان پذیر سازد.
اصول کلی در قفسه‌بندی بایگانی راکد
اولین گام در قفسه بندی بایگانی ریلی راکد، اندازه گیری دقیق فضا و طراحی یک سیستم مناسب با توجه به حجم و نوع اسناد است. در این مرحله، عواملی مانند ارتفاع قفسه ها، فاصله بین آن ها، نوع و جنس قفسه ها مشخص می شود. اسناد باید بر اساس معیار هایی مانند نوع، موضوع و تاریخ دسته بندی شوند تا در کوتاه ترین زمان ممکن قابل جستجو باشند.
قفسه های فلزی برای نگهداری اسناد سنگین و حجیم مناسب تر هستند، درحالی که قفسه های چوبی برای اسناد سبک تر کاربرد دارند. پس از نصب قفسه ها، برچسب گذاری آن‌ها با اطلاعاتی همچون شماره قفسه، نوع سند و تاریخ نگهداری ضروری است. همچنین، محیط بایگانی باید منظم باشد و از تجمع اسناد اضافی در آن جلوگیری شود.
شرایط نگهداری اسناد بایگانی راکد
اسناد بایگانی راکد باید در شرایط دمایی مناسب، دور از نور خورشید و رطوبت بالا نگهداری شوند. قفسه ها باید به‌گونه ای طراحی شوند که دسترسی به اسناد را آسان کنند. برای این منظور، استفاده از قفسه های متحرک توصیه می شود. همچنین، امنیت این قفسه ها باید حفظ شود و دسترسی افراد غیرمجاز به آن‌ها محدود گردد. استفاده از دوربین های مداربسته در صورت نیاز، سطح امنیت بایگانی را افزایش می دهد.
مزایای قفسه بندی بایگانی راکد
قفسه بندی اصولی بایگانی راکد مزایای متعددی دارد. این روش باعث صرفه جویی در فضا می شود و امکان استفاده بهینه از محیط را فراهم می کند. همچنین، چیدمان صحیح و برچسب گذاری مناسب، دسترسی به اسناد را تسهیل می کند. با نگهداری اصولی، اسناد از آسیب و فرسودگی محفوظ می مانند که این امر موجب افزایش طول عمر آن ها خواهد شد.
علاوه بر این، دسترسی سریع تر به اسناد، بهره وری کارکنان را افزایش می دهد و از اتلاف زمان جلوگیری می کند. کاهش هزینه های مربوط به نگهداری اسناد نیز یکی دیگر از مزایای این سیستم است.
نکات مهم در قفسه بندی بایگانی راکد
برای ایجاد یک بایگانی کارآمد و منظم، باید از قفسه های باکیفیت و مقاوم استفاده شود. این قفسه ها نیازمند نگهداری و رسیدگی دوره ای هستند. همچنین، طراحی قفسه بندی باید به گونه ای باشد که نیازهای آینده سازمان را نیز در نظر بگیرد.
قیمت قفسه بندی بایگانی راکد
هزینه قفسه بندی بایگانی راکد به عواملی مانند جنس قفسه ها، متراژ فضا و برند سازنده بستگی دارد. انتخاب نوع قفسه بندی، مانند پانل راک یا درایوین راک، می تواند بر قیمت تأثیر بگذارد.
- شرکت جهان بایگان تولید کننده برتر در ساخت قفسه های متحرک