انبار و انبارداری از حائز اهمیت ترین قسمت های موجود در یک سازمان، شرکت و اداره است؛ چرا که بخش اعظمی از دارایی ها و موجودی های تولید کنندگان در بخش انبار انباشته شده است. کالا ها و محصولات موجود در انبار باید در محل های ایمن به صورت منظم نگهداری شود تا دسترسی به آنها در مواقع نیاز به راحتی امکان پذیر باشد. نوع و مقدار مواد، حداقل و حداکثر موجودی هر یک از اقلام و همچنین نقطه سفارش مواد به طور مداوم باید مورد توجه و بررسی انبار دار قرار گیرد.
با سلام و درود خدمت همراهان همیشگی شرکت جهان بایگان . در این مقاله قصد داریم شما را با انبار و انبارداری و اصول و مدیریت آن آشنا کنیم. با ما همراه باشید.
انبارداری چیست؟
انبارداری عبارت است از دریافت کالا و وسایل از بخش های مختلف شرکت (محصولات آماده مونتاژ، محصولات آماده ارسال، محصولات پیش ساخته و …) و یا دریافت اقلام از دیگران از خارج از شرکت (مواد اولیه مورد نیاز، ابزار و وسایل مورد نیاز و …) و نگهداری و ذخیره سازی آن ها با توجه به قوانین و اصول انبار داری و اصول نگهداری کالا.
اصول اولیه انبارداری:
اصلی ترین مراحل انبارداری عبارتند از :
- پذیرش کالا
- جاگذاری و جابجایی کالا
- انتخاب و جمع آوری کالا برای خروج
- بسته بندی و تحویل کالا
پذیرش کالا:
شرکت های حمل و نقل یا صاحبان کالا که دارای انبار هستند، با توجه به قوانین موجود در مجموعه خود می توانند مجوزهای مورد نیاز برای ورود اقلام به انبار را صادر کنند. این مجوز ها شامل درخواست تحویل اجناس به انبار و اطلاعات و مدارک مربوط به آن هاست. با ورود اقلام به انبار،کنترل های نگهبانی و امنیتی صورت می پذیرد و پس از آن اجناس وارد محوطه پذیرش کالا می شوند. در محوطه پذیرش، مسئولین مربوطه اقدام به بررسی کالاها و مطابقت آنها از نظر شکل ظاهری و تعداد با اطلاعات اظهار شده می کنند. سپس در صورتی که کالاها با اطلاعات اظهار شده مغایرت داشته باشد، باید صورت جلسه ای تنظیم شود و اطلاعات مورد نیاز و کسری ها ارائه شود. در مقابل در صورتی که میان اجناس و اطلاعات وارده مغایرتی وجود نداشته باشد، با توجه به نوع کالا و وضعیت آن و امکانات انبار اجناس پذیرش و دسته بندی می شوند و به انباری که برای کالا مناسب باشد ارسال می شوند.
جاگذای و جابجایی کالا:
مرحله دوم جاگذاری و جابجایی کالا است. بعد از پذیرش و ورود کالا، به انبار با توجه به استاندارد های ذخیره سازی انبار، لازم است مکان مناسبی برای هر کالا در نظر گرفته شود و کالا در محل تعیین شده جاگذاری شود. محل نگهداری دقیق اجناس در انبار باید در اسناد مکتوب و کاغذی و یا سامانه های مربوط به مدیریت انبار ثبت شود. بعد از تکمیل فرآیند تحویل، صاحب کالا یا نماینده قانونی وی رسید یا قبض انبار دریافت می کند.
انتخاب و جمع آوری کالا برای خروج:
در صورت درخواست صاحب کالا برای خروج کالا از انبار، پس از انجام اقدامات لازم برای خروج کالا، کالا از انبار خارج شده و به نقطه تحویل ارسال می شود. با توجه به اصول انبارداری و درصورتی که از کالا های تحویل داده شده به انبار به عنوان تضمین برای دریافت اعتبار و وام از بانک ها و موسسات مالی و اعتباری استفاده شده باشد و برای کالایی برگه وثیقه صادر شده باشد و هنوز در وثیقه بانک یا موسسات دیگر باشد اجازه خروج از انبار داده نشده و مراحل خروج کالا از انبار طی نخواهد شد.
بسته بندی و تحویل کالا:
بعد از صدور مجوز خروج کالا، فرایند خروج کالا از انبار آغاز می شود. با دریافت اطلاعات مربوط به تحویل کالا و وسیله‌ی نقلیه مورد نیاز برای خروج، منابع لازم برای انجام بارگیری اجناس تخصیص داده می شود و در صورتیکه کارفرما درخواست بسته بندی داشته باشد، کالا های وی ابتدا در انبار بسته بندی و سپس بارگیری می شوند. بهتر است فهرست اقلام و کالاهای بارگیری شده و مشخصات آن ها در قالب مستندات خاصی (مانیفست، فاکتور، بارنامه و…) در سیستم انبار داری تهیه و ارائه شود.
اصول مدیریت انبار:
انبارداری اصلاً کار ساده ای نیست و بایستی با برنامه ریزی دقیق و مناسب و بر پایه نکات بنیادی انجام شود. به عبارت دیگر برای مدیریت صحیح و درست چنین فضایی می بایست با اصول مدیریت آن به خوبی آشنا بود که عبارتند از:
- انبارداری مشتری محور: استراتژی های مدیریت انبار باید به گونه ای باشند که مشتری خواهان آن است و به اندازه استراتژی های به کار گرفته شده در بازاریابی حائز اهمیت است. نحوه بارگیری سریع محصولات، عدم وجود خطاهای عملیاتی، نداشتن تاخیر در ارسال سفارشات مشتریان و ارسال به موقع، بسته بندی مرتب و شکیل، حفظ سلامت اجناس و … از جمله مهمترین خواسته های مشتریان و اصول انبارداری است که باید مورد توجه قرار گیرد.
- جریان کاری و کنترل دقیق: برای اطمینان از حسن انجام کار انبارداری و اصول نگهداری کالا، باید جریان های کاری (برنامه ریزی)، فرآیند ها، قوانین و پروتکل های مناسب ایجاد شود تا با ملزم کردن کارکنان انبار به پیروی از فرایند های انبارداری، افراد با هماهنگی هم کار کنند و به اهداف مشترک دست یابند.
- خلق سیستمی منعطف در انبار: جریان های کاری (برنامه ریزی ها)، پروتکل ها و قوانین بسیار حیاتی و مهم است؛ اما در عین حال، توانمندی در تغییر فوری استراتژی ها و کار در جهت استراتژی های توسعه یافته نیز بسیار مهم است.
ممکن است ناگهان داده ها به شما نشان دهند که فرآیندهای انبارداری در حال تغییر است و شما نیازمند تغییر جریان های کاری (برنامه ریزی ها) یا قسمتی از آن هستید. بنابراین در این مورد، کل بخش ها از جمله سیستم مدیریت انبار باید بتواند برنامه عملیاتی دیگری را با حداقل اصطکاک ممکن پیاده سازی کند.
- داده ها، تعیین کننده نقشه راه: اجازه دهید داده ها راه را به شما نشان دهد، چه آن داده درباره رفتار مشتری باشد یا اطلاعاتی درباره بازده موجودی کالای شما باشد.
نباید اول تصمیم بگیرید و سپس داده را بررسی کنید بلکه باید ابتدا داده ها را بررسی کنید و سپس تصمیم گیری کنید؛ اهمیت وجود داده ها در انبار مانند تمامی بخش های دیگر کسب و کار بسیار مهم است.
- به روز بودن و احاطه بر تکنولوژی: همگام با تکنولوژی های روز همواره در حال پیشرفت پیش برویم؛ در حالت عادی نمیدانیم که کدام نرم افزار یا قطعه ای از تجهیزات رباتیک می تواند عملیات انبارداری را ساده تر کند؛ به همین دلیل باید از حضور تکنولوژی های نوین روز آگاه باشیم و همگام با آن ها سیستم و اصول انبارداری خود را توسعه دهیم.
- مدیریت موجود در برابر مدیریت انبار: مدیریت موجودی در واقع مدیریت کالاهای انباشته در انبار و اطمینان از این که جریان مناسبی از کالاهای موجود در انبار با توجه به فرایند تکمیل سفارش در زنجیره تأمین وجود دارد. مدیریت انبار به منظور مدیریت تمامی تسهیلاتی است که محصولات در آن انباشته می شوند؛مانند:
- مدیریت نیروی کار
- تجهیزات
- تکنولوژی های استفاده‌شده
- و انبارداری موجودی ها
مدیریت هر دو گزینه از واجبات اصول نگهداری کالا و اصول انبارداری می باشد.
فلوچارت انبار چیست؟
فلوچارت انبارداری، نموداری تصویری است که حرکت کالاهای انبار را در یک قالب بصری نشان می‌دهد. انواع فلوچارت انبار را می‌توان حداقل در قالب سه مرحله تقسیم کرد: دریافت، ذخیره سازی و حمل و نقل. این نوع از فلوچارت برای انبارهای کوچک یا خطوط تولید محدود، جایی که محصولات پس از دریافت از یکدیگر جدا نمی شوند، بهترین کارکرد را دارد.
فلوچارت ها بسته به میزان حجم انبار و ازدیاد اقلام انبار دارای مراحل بیشتری می شوند و به صورت فلوچارت های مدیوم یا فلوچارت های پیچیده مورد استفاده قرار میگیرند که هر کدام مراحل گوناگونی دارند.(تصویر فوق)
در این مقاله با اصول انبارداری و انبار آشنا شدید و دریافتید که چقدر این بخش از شرکت ها و سازمان ها حائز اهمیت است. برای داشتن یک انبار منظم و مرتب با جایگذاری منظم به یک سیستم قفسه بایگانی ریلی مناسب نیاز دارید تا تمامی مشکلات مربوط به ذخیره سازی رفع شوند. جهت کسب اطلاعات بیشتر با کارشناسان ما تماس بگیرید و به صورت کاملاً رایگان مشاوره دریافت کنید.
با تشکر از همراهی شما عزیزان
- شرکت جهان بایگان تولید کننده برتر در ساخت قفسه های متحرک