بایگانی اطلاعات و اسناد از اهمیت بسزایی برخوردار است، زیرا حفظ و دسترسی به اطلاعات در طول زمان برای سازمان ها و افراد بسیار حیاتی است. در راستای این هدف، ذخیره سازی و بایگانی به عنوان یک رویکرد سازماندهی و مدیریت اسناد و اطلاعات، و روش های بایگانی که بر اساس این اصول طراحی می شوند، به ما در دسترسی سریع، حفظ طولانی مدت و مدیریت بهینه اسناد کمک می کنند.
اصول ذخیره سازی شامل عناصری همچون ترتیب و تنظیم، توصیف و طبقه بندی، نگهداری و حفظ، دسترسی و بازیابی، و نهایتاً انتقال و دفع اسناد می باشند. در هر مرحله از چرخه حیات اسناد، این اصول باید رعایت شوند تا امکان جستجوی و استفاده موثر از اطلاعات فراهم شود و ریسک از دست دادن و گم شدن اسناد به حداقل رسد.
روش های بایگانی نیز متناسب با نیازها و شرایط سازمان ها متفاوت است. روش های سنتی مانند بایگانی فیزیکی، شامل استفاده از قفسه ها، کمد ها، فایل های کشویی و فضاهای اختصاصی برای نگهداری اسناد فیزیکی هستند. اما در عصر دیجیتال، روش های الکترونیکی نیز شایع شده اند که شامل سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی (EDMS)، پایگاه داده های اسناد الکترونیکی و استفاده از فضای ذخیره سازی ابری است.
از این روش ها برای بایگانی انواع پرونده ها و اطلاعات سازمان ها به منظور مدیریت و حفظ اسناد و اطلاعات استفاده می شود. در ادامه، به برخی اصول بایگانی که برای پرونده ها و اطلاعات سازمانی اهمیت دارند، می پردازیم:
طبقه بندی و سازماندهی: اصل اول بایگانی، طبقه بندی و سازماندهی منظم و سیستماتیک اسناد و اطلاعات است. بر اساس موضوع، نوع، تاریخ و دیگر ویژگی ها، اسناد باید به دسته بندی های قابل فهرست بندی تقسیم شوند تا دسترسی آسان و بازیابی سریع فراهم شود.
توصیف و شرح: اسناد و اطلاعات باید به طور دقیق و کامل توصیف شوند. این شامل ارائه اطلاعات درباره محتوا، تاریخ، اهمیت و سایر ویژگی های مربوطه است. توصیف دقیق کمک می کند تا اسناد به درستی شناسایی و بازیابی شوند.
حفظ و نگهداری: اسناد و اطلاعات باید به طور صحیح و مناسب نگهداری شوند. این شامل استفاده از شرایط فیزیکی و محیطی مناسب، محدودیت های دسترسی، مراقبت و حفاظت از اسناد در برابر خطرات مانند آتش سوزی، رطوبت و خرابی فنی است.
دسترسی و بازیابی: اصل دیگر بایگانی، فراهم آوردن دسترسی آسان و بازیابی سریع اسناد و اطلاعات است. از جمله روش هایی که در این زمینه مورد استفاده قرار می گیرند، می توان به شماره گذاری، نمایه سازی، سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی و جستجوهای پیشرفته اشاره کرد.
انتقال و دفع: در صورتی که اسناد و اطلاعات دیگر قابل استفاده نباشند یا نیاز به حفظ آنها نباشد، روش های مناسب برای انتقال و دفع آنها باید در نظر گرفته شوند. مثل استفاده از سیاست ها و رویه های منظم برای حذف و نابودی اسناد قدیمی یا غیر ضروری
با رعایت اصول بایگانی می توان از منابع اسنادی و اطلاعاتی سازمان به بهترین شکل ممکن استفاده کرد و در عین حال، دسترسی، نگهداری و مدیریت این اسناد را بهبود بخشید. همچنین، رعایت این اصول می تواند در تسهیل فرآیندهای قانونی، ارتباطات سازمانی و ارائه اطلاعات به مشتریان و جمعیت عمومی نیز تأثیرگذار باشد.
نحوه بایگانی اداری:
بایگانی اداری به مجموعه فعالیت ها و روش هایی گفته می شود که در فرآیند مدیریت اسناد و اطلاعات در یک سازمان اجرا می شود که به صورت زیر انجام می شود:
- تعیین نیازها و سیاست ها: در ابتدا، نیازها و الزامات بایگانی اداری در سازمان شناسایی می شود. این شامل تعیین نیازهای قانونی، مقررات داخلی سازمان، نیازهای عملیاتی و استراتژیک سازمان است. سپس سیاست ها و راهبردهای بایگانی اداری تعیین می شود که شامل موضوعاتی مانند مدت زمان نگهداری اسناد، حفظ حریم خصوصی، دسترسی و بازیابی اسناد، انتقال و نابودی اسناد و غیره می شود.
- طراحی ساختار بایگانی: ساختار بایگانی اداری باید به گونه ای طراحی شود که امکان مدیریت و دسترسی آسان به اسناد و اطلاعات را فراهم کند. این شامل تعیین دسته بندی و طبقه بندی اسناد، استفاده از سیستم شماره گذاری و نمایه سازی مناسب، استفاده از فهرست ها و نامه رسم ها، تعیین سطوح دسترسی و مجوزها و سایر موارد مربوطه است.
- ثبت و نگهداری اسناد: در این مرحله، اسناد و اطلاعات به طور منظم و مدون ثبت می شوند. این شامل ثبت تاریخچه اسناد، توصیف اطلاعات مربوطه، شماره گذاری و نمایه سازی مناسب، ثبت اطلاعات مربوط به دریافت و ارسال اسناد، و تنظیم فهرست ها و نامه رسم های مربوط به اسناد است.
- نگهداری و حفظ اسناد: این مرحله شامل مراقبت و نگهداری مناسب از اسناد و اطلاعات است. این شامل استفاده از شرایط محیطی مناسب برای حفظ اسناد (مانند دمای مناسب، رطوبت و نور دهی)، استفاده از تجهیزات و تکنولوژی های مدرن حفظ اسناد (مانند استفاده از سیستم بایگانی ریلی مدرن)، حفاظت از اسناد در برابر خطرات مانند حریق و سرقت و استفاده از روش های پشتیبانی و روزآمد سازی داده ها است.
- دسترسی و بازیابی: برای مدیریت درست اسناد و اطلاعات ، دسترسی و بازیابی آسان و سریع به اسناد ضروری است. برای این منظور، استفاده از سیستم های الکترونیکی مدیریت سند، استفاده از سیستم های جستجو و نمایه سازی قوی، تعیین سطوح دسترسی بر اساس نیازهای کاربران و ایجاد راهکارهایی برای انتقال اسناد و اطلاعات به سرعت و سهولت مورد نیاز است.
- انتقال و نابودی اسناد: در پایان دوره نگهداری اسناد، برنامه های مناسب برای انتقال یا نابودی اسناد و اطلاعات غیر ضروری باید در نظر گرفته شوند. این شامل استفاده از سیاست های نابودی اسناد قدیمی و غیر ضروری، انتقال اسناد به بایگانی بلند مدت یا مرکز مربوطه و استفاده از روش های مطمئن برای نابودی اطلاعات حساس و محرمانه است.
نظم دهی به آرشیو اسناد باعث بهبود کارایی، دسترسی آسانتر، حفظ حریم خصوصی و افزایش اعتماد سازمان و جامعه به مدیریت اسناد و اطلاعات می شود. توصیه می شود که هر سازمان بر اساس نیازهای خود، سیستم بایگانی اداری مناسب خود را تعیین و اجرا کند.
روش های بایگانی اسناد کاغذی:
قفسه بندی فیزیکی: در این روش، اسناد به دسته بندی های مختلف تقسیم می شوند و در قفسه ها، کابینت ها یا کارتن های مخصوص قرار می گیرند. معمولاً از سیستم های شماره گذاری و نشانگرهای مکانیکی مانند برچسب ها، فولدر ها، جداول و نشانگرهای قفسه برای شناسایی و دسترسی آسان به اسناد استفاده می شود.
دسته بندی الفبایی: در این روش، اسناد بر اساس حروف الفبا (حسب نام اول یا نام خانوادگی یا عنوان) دسته بندی می شوند. هر دسته به ترتیب حروف الفبا در قفسه ها، فولدر ها و جعبه های مخصوص قرار می گیرد.
سیستم شماره گذاری دسیمال: در این روش، از سیستم شماره گذاری دسیمال استفاده می شود. به هر دسته و فولدر یک شماره اختصاص داده می شود و بر اساس سطوح دیگر، شماره های فرعی تعیین می شود. این روش امکان مدیریت و جستجوی دقیق تر را فراهم می کند.
سیستم نمایه سازی: در این روش، از فهرست ها و نمایه های مختلف استفاده می شود تا اسناد به صورت موضوعی، تاریخی، نام شخص و غیره نمایه بندی شوند. این نمایه ها معمولاً در قالب فایل ها، کارت ها یا سیستم های رایانه ای ایجاد می شوند.
ثبت لیست و رجیستر: در این روش، یک لیست کامل از تمام اسناد درست می شود که شامل جزئیات مانند عنوان، شماره، تاریخ، موضوع و مکان قرارگیری اسناد است. این لیست معمولاً در قالب رجیستر یا سیستم رایانه ای ثبت می شود.
در هر صورت، برای انتخاب روش و اصول بایگانی پرونده پرسنلی مناسب برای بایگانی اسناد کاغذی، نیازمند بررسی نیازها و الزامات سازمان و توجه به عواملی مانند حجم اسناد، نیاز به دسترسی سریع و جستجوی آسان، قوانین و مقررات مربوطه و تکنولوژی موجود است.
روش های نوین بایگانی اسناد:
بر اساس پیشرفت تکنولوژی و استفاده از سیستم های الکترونیکی و رایانه ای از روش های مختلفی برای بایگانی نوین استفاده می شود. برخی از این روش های عبارتند از:
1- بایگانی الکترونیکی: در این روش، اسناد و اطلاعات به صورت الکترونیکی ذخیره و مدیریت می شوند. از قابلیت های سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی (EDMS) امکان ثبت، طبقه بندی، جستجو، دسترسی، بازیابی آسان و مرتب کردن اسناد و مدارک می باشد.
2- اسکن و تبدیل به فایل های الکترونیکی: در این روش، اسناد کاغذی به کمک اسکنر به فایل های الکترونیکی تبدیل می شوند. این فایل ها می توانند در سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی ذخیره شوند و بهره وری و دسترسی به آنها را بهبود می بخشند.
3- استفاده از سیستم های مدیریت اطلاعات: سیستم های مدیریت اطلاعات (IMS) امکان مدیریت جامع اطلاعات سازمان را فراهم می کنند. این سیستم ها شامل قابلیت هایی مانند ثبت، دسته بندی، جستجو، دسترسی و بازیابی اطلاعات از منابع مختلف می شوند.
4- استفاده از ابراستراکچر: استفاده از سرویس های ابری برای ذخیره و مدیریت اسناد و اطلاعات بسیار رایج شده است. در این روش، اسناد و اطلاعات در سرورهای ابری ذخیره می شوند و به صورت آنلاین قابل دسترسی و مدیریت هستند.
5- استفاده از هوش مصنوعی و یادگیری ماشین: بهره گیری از فناوری های هوش مصنوعی و یادگیری ماشین در بایگانی اسناد می تواند بهبود چشم گیری را در عملکرد و قابلیت های سیستم های مدیریت اسناد فراهم کند. این فناوری ها می توانند به طور خودکار اسناد را طبقه بندی و برچسب گذاری کنند و به صورت هوشمند دسترسی و جستجو را سریعتر و دقیق تر کنند.
این روش ها نشان می دهند که استفاده از فناوری های نوین در بایگانی اسناد باعث بهبود کارایی، دسترسی آسان تر، حفظ حریم خصوصی و کاهش هزینه ها می شود. البته، پیاده سازی این روش ها نیازمند بررسی دقیق نیازها و الزامات سازمان و توجه به جوانب امنیتی و حفاظتی است.
نتیجه گیری:
اصول بایگانی انواع پرونده ها و اطلاعات سازمان ها از اهمیت بالایی برخوردار است و به منظور حفظ و مدیریت صحیح این اسناد، روش های متنوعی وجود دارد.
انتخاب روش مناسب برای بایگانی اسناد بستگی به نیازها، الزامات و محدودیت های سازمان دارد. لازم است متخصصان بایگانی و فناوری اطلاعات در سازمان ها به طور دقیق نیازها را بررسی کنند و راهکارهای مناسب را برای بایگانی اسناد انتخاب کنند. به همین دلیل، مشاوره و همکاری با افراد متخصص و استفاده از استانداردها و راهنمایی های مربوطه نقش مهمی در اجرای صحیح بایگانی اسناد دارند. جهت کسب اطلاعات بیشتر از کارشناسان شرکت جهان بایگان به صورت کاملاً رایگان مشاوره دریافت کنید.
- شرکت جهان بایگان تولید کننده برتر در ساخت قفسه های متحرک