بایگانی

بایگانی به کلیه مدارک و اسنادی که سازمان های دولتی و یا شرکت های خصوصی نگهداری می نمایند و یا اسناد و مدارکی که افراد در خانه ی خود نگهداری می کنند، گفته می شود.  به بیان ساده تر هر آن چیزی را که با نظم خاصی در مکانی خاص گردآوری و نگهداری نماییم بایگانی گفته می شود حال این موارد می تواند اسناد و یا مدارک باشند و یا ابزار و تجهیزات و موارد دیگر.

شیوه ی نگهداری اسنادی بایگانی شده

حال که با تعریف بایگانی آشنا شدیم نوبت به بررسی این مورد است که بدانیم این اسناد و مواد بایگانی شده چگونه و در کجا در کنار هم قرار گرفته و نگهداری می شوند؟ آیا تمامی موارد بایگانی شده از یک ابزار و وسیله واحد بهره می برند یا تفاوت هایی در تجهیزات بایگانی برای مواد مختلف وجود دارد؟

شاید تصور کنید می تواند تمام ابزارآلات و اسناد را که نیاز به بایگانی آنها داریم در قفسه های بایگانی ساده و درکنار یکدیگر با نظم خاصی قرار دهیم چرا که در بایگانی هدف گردآوری و نگهداری از اسناد و مدارک است و تفاوتی در تجهیزات بایگانی نمی توان برای آن ها در نظر گرفت.

شاید در ایام گذشته این تصور صحیح بود و در تمام موارد مربوط به بایگانی از شکل ساده ای قفسه های بایگانی برای در کنار هم قرار دادن اسناد بهره می برند و این شیوه به صورت رایج در تمام مکانهای مورد نیاز استفاده می شود بدون آنکه کوچک ترین تفاوتی در آن ها مشاده کنیم.

اما این شیوه با گذشت زمان دیگر مفید نبود چرا که بسیاری از سازمان ها و ادارات از یک سو نیاز به ظرفیت بالایی از بایگانی را احساس می کردند در صورتی که این حجم از ظرفیت با شکل ساده قفسه های بایگانی قابلیت اجرایی نداشت و یا در صورت اجرا فضایی بسیاری را به خود اختصاص می داد که اجرا و تجهیز آن هزینه بسیاری را به سازمان ها تحمیل می نمود.

قفسه بایگانی ریلی

قفسه بایگانی ریلی پاسخ مهندسان تجهیزات اداری به نیاز ادارات و سازمان ها در عصر جدید بود. سیستمی که نه تنها نیاز به افزایش فضا را نداشت بلکه می توانست در فضای موجود سازمان ها ظرفیت بایگانی اسناد را تا دو برابر افزایش دهد. در کنار این مزیت بسیار مهم و مورد نیاز، تمام کاستی های سیستم های بایگانی گذشته اعم از کیفیت، طول عمر سیستم، امینت و بسیاری موارد حساس در سیستم های جدید بایگانی ریلی برطرف شده و این نوع از قفسه های بایگانی ریلی دارای استاندارد های بالایی از جهات مختلف برای استفاده در بایگانی اسناد و مدارک می باشند.

امروزه در کشور ما شرکت های های فراوانی اقدام به تولید و ارائه این نوع از سیستم های بایگانی می نمایند اما کمتر شرکت تمام استاندارد های لازم در این زمنیه را دارا می باشد. شرکت جهان بایگان از جمله معدود شرکت های می باشد که نه تنها بزرگ ترین شرکت تولید کننده قفسه بایگانی ریلی در ایران بوده بلکه تمام استاندارد های لازم در این زمینه را نیز دارا می باشد.