با سلام و درود خدمت همراهان همیشگی شرکت جهان بایگان . در این مقاله قصد داریم شما را با ابعاد انواع بایگانی ریلی آشنا کنیم. با ما همراه باشید
بایگانی ریلی یک اصل مهم در مدیریت بایگانی است که امکان ذخیره سازی و حفظ اسناد مربوط به یک اداره را به مدت طولانی در حجم انبوه فراهم می کند. در عمل، برخی از اسناد و مدارک موجود در یک سیستم ریلی می توانند بسیار حجیم باشند و نیاز به سیستم ذخیره سازی با ابعاد مختلف را داشته باشند. در این مقاله، به بررسی ابعاد بایگانی ریلی پرداخته می شود و اهمیت آنها در انتخاب و ذخیره سازی مدارک را بررسی می کنیم.
عوامل موثر بر ابعاد قفسه ریلی:
جهت استفاده از قفسه های ریلی در مکان های مختلف و کاربرد های مختلف، متناسب با کالا هایی که نیاز به آرشیو یا ذخیره سازی آنها دارید، در ابعاد و سایز های گوناگونی قابل اجرا هستند تا علاوه بر استفاده از بیشترین فضای ممکن انباری برای ذخیره سازی، قفسه هایی مناسب برای کالا ها یا محصولات شما اجرا گردد.
ابعاد فیزیکی و مشخصات فنی سیستم بایگانی ریلی، مانند طول، عرض و ارتفاع، به طور معمول به عناصر ساختاری سیستم اشاره دارند. در زیر برخی از ابعاد انواع بایگانی ریلی معمول در سیستم های بایگانی را بررسی خواهیم کرد:
ظرفیت:
ظرفیت یک سیستم بایگانی ریلی به مقدار مدارک و اجناسی اشاره دارد که می تواند ذخیره شود. این معمولاً به صورت حجم یا فضای ذخیره سازی اندازه گیری می شود.
تعداد:
یک رک (یونیت یا قفسه) در سیستم بایگانی ریلی به یک واحد فیزیکی اطلاق می شود که دارای طبقه هایی است که برای نصب و نگهداری اسناد، اقلام، کالا و هر چیز دیگری که می خواهد ذخیره سازی شود. تعداد رک ها به ظرفیت کل سیستم و قابلیت توسعه آن ارتباط مستقیم دارند.
ارتفاع رک:
ارتفاع یک رک به ارتفاع فیزیکی آن اشاره دارد. معمولاً در واحد های استاندارد که دارای 6 طبقه فضای ذخیره سازی هستند، ارتفاع هر یونیت 240 سانتی متر است. اما مولفه های دیگری در تعیین ارتفاع سیستم موثرند؛ مانند ارتفاع محیط، ارتفاع اسناد مورد بایگانی، ظرفیت مورد نیاز و …
در محیط هایی که ارتفاع سقف تا کف آن ها کمتر از 250 سانتی متر است، از یونیت هایی با ارتفاع 210 سانتی متر استفاده می شود.
عمق قفسه ریلی:
عمق قفسه های متحرک به مقادیر فیزیکی آن در جهت های افقی اشاره دارد. این معمولاً بر اساس اندازه و ابعاد فیزیکی اسناد ذخیره سازی و تجهیزات مرتبط دیگر تعیین می شود.
طول:
طول قفسه بایگانی ریلی، به کشیدگی یک یونیت در جهت طویل تر آن اطلاق می شوند. به عبارتی دیگر با اندازه گیری تعداد دهانه های یک یونیت میتوان طول تقریبی آن را اندازه گیری کرد. این مولفه کاملاً با توجه به ابعاد فضای شما طراحی می شود که می تواند از 1 متر تا 7 متر طراحی گردد. البته لازم به ذکر است میزان ظرفیت مورد نیاز شما نیز در تعیین طول یک سیستم نیز موثر است.
انتخاب درست عمق و طول قفسه بایگانی ریلی
این فقط ابعاد استاندارد از ابعاد انواع بایگانی ریلی است که ممکن است در سیستم بایگانی ریلی مورد استفاده قرار بگیرند. هر سیستم بایگانی ریلی ممکن است دارای ابعاد مختلفی باشد که بسته به نیازها و تنظیمات سازمان متفاوت باشد.
برای انواع قفسه فلزی ریلی و سازمانی که عمدتا با هدف آرشیو کردن و بایگانی کردن اسناد، مدارک، پوشه ها و زونکن ها استفاده می شوند، از عمق ۶۰ سانتی متری استفاده می گردد. همچنین ابعاد مناسب بایگانی ریلی برای اسناد و پوشه ها در مراکز بیمارستانی و درمانی برای نگهداری مدارک پزشکی و پرونده ها نیز عمق قفسه ریلی ۶۰ الی ۷۰ سانتی متری مناسبترین انتخاب است.
کلام آخر
در برخی موارد با کاربرد هایی مشابه اما شیوه های نگهداری گوناگون مانند نگهداری زونکن های سه گوش و پرونده هایی که به صورت عمودی قرار داده میشوند، ممکن است عمق بایگانی ریلی به ۸۰ سانتی متر نیز افزایش پیدا کند. اگر برای انتخاب ابعاد مورد نیاز خود نیاز به مشورت و راهنمایی دارید، از طریق شماره تلفن درج شده در سایت به صورت تلفنی یا از طریق پیام رسان های داخلی و تلگرام با واحد فروش جهان بایگان در ارتباط باشید.
ابعاد فیزیکی سیستم بایگانی ریلی از جمله ارتفاع، عمق، عرض و طول رک ها از اهمیت بالایی برخوردارند. این ابعاد مرتبط با فضایی است که سیستم در آن قرار می گیرد و تعیین کننده ظرفیت، توسعه پذیری و مدیریت مناسب سیستم هستند. با توجه به نیازهای سازمان ها، بایگانی ریلی باید بر اساس ابعاد فیزیکی مشخص شده طراحی و پیاده سازی شود. در نهایت، توجه به این ابعاد به سازمان ها کمک می کند تا تا از بیشترین مزایای بایگانی ریلی استفاده کنند و از دسترسی و حفظ داده ها به صورت موثر و مداوم اطمینان حاصل کند.
مطالعه بیشتر:
- شرکت جهان بایگان تولید کننده برتر در ساخت قفسه های متحرک