سرویس و تعمیر بایگانی ریلی

تعمیر بایگانی ریلی:
به طور کلی، سیستم بایگانی ریلی یک روش موثر و کارآمد برای ذخیره‌ سازی و مرتب ‌سازی اسناد و مدارک در محیط کار است. این سیستم شامل قفسه ‌ها و طبقه ‌بندی هاست که با استفاده از پیچ و مهره ها و ریل ها قابل جابجایی و تنظیم هستند. با توجه به استفاده مکرر از این سیستم، تعمیر و سرویس منظم آن بسیار اهمیت دارد تا طول عمر و کارایی آن را حفظ کرده و دقت در نگهداری اسناد و مدارک را تضمین کند.

مراقبت و تعمیر سیستم بایگانی ریلی عموماً شامل موارد زیر است:

• تمیز کردن: تمیز کردن سطوح قفسه‌ ها، پانل ‌ها و قفل‌ ها و … با استفاده از مواد مناسب و پاک کننده‌ های نرم.
• بازرسی: بررسی ریل ‌ها، قفل‌ ها و سایر قطعات برای تشخیص هر گونه خرابی، سایش یا ضعف.
• تعمیر: تعمیر بایگانی ریلی و جایگزینی قطعات خراب یا آسیب دیده از جمله ریل‌ ها، قفل ‌ها، پیچ ‌ها، پانل ها و سایر اجزای سیستم.
• تنظیم: بررسی و تنظیم درست قفسه ‌ها و ریل‌ ها برای جابجایی آسان و سریع.
• نگهداری: استفاده از روش‌ های نگهداری و تعمیر فایل ریلی روزانه مانند روغن ‌کاری قفل ‌ها و مراقبت از سطوح و جزئیات سیستم.

نظافت و نگهداری از بایگانی ریلی:

نظافت و نگهداری از قفسه ریلی در دفتر کار بسیار مهم است. این کارها به حفظ و بهبود کارایی و عمر مفید سیستم کمک می‌ کنند و از دسترسی سریع و آسان به اسناد و مدارک مهم اطمینان حاصل می ‌کنند.

در زیر به برخی اصول و روش‌ های نظافت و نگهداری از قفسه ریلی اشاره می ‌کنیم:

• تمیز کردن سطوح: برای حفظ ظاهر تمیز و زیبایی سیستم بایگانی ریلی، می ‌توانید سطوح مختلف قفسه ‌ها را با استفاده از مواد مناسب تمیز کنید. از پاک کننده‌ های نرم و مناسب برای جلوگیری از خراشیدگی و آسیب به سطوح استفاده کنید.
• حفظ ترتیب و سازمان: همواره توجه داشته باشید که اسناد و مدارک را در قفسه‌ ها و پانل ها به ترتیب منظم و مرتب قرار دهید. همچنین، پس از استفاده، مدارک را به جای خود برگردانید تا همیشه چیدمان درست حفظ شود.
• جابجایی صحیح: در صورت نیاز به جابجایی قفسه‌ ها و ریل ‌ها، از تکنسین های مربوطه بخواهید تا این کار را برایتان انجام دهند. از جابجایی خودسرانه اجتناب کنید تا سیستم و اجزای آن آسیب نبینند.
• بازرسی دوره‌ای: بررسی منظم و دوره ‌ای سیستم بایگانی ریلی شامل بررسی ریل ‌ها، پانل ها، ستون ها، درب ها، قفل ‌ها و سایر قطعات است تا هر گونه خرابی، سایش یا ضعف زودتر تشخیص داده شود.
• روغن‌ کاری قفل‌ ها: قفل ‌ها در سیستم بایگانی نقش مهمی در عملکرد صحیح دارند. برای جلوگیری از سایش و مشکلات در باز و بسته کردن قفل ‌ها، می ‌توانید آنها را با استفاده از روغن مناسب تمیز و روغن کاری کنید.
• آموزش کاربران: کاربران سیستم باید آموزش دیده و آگاهی کافی در مورد استفاده صحیح و نگهداری آن داشته باشند. آموزش مرتبط با قوانین چیدمان، نحوه استفاده از قفسه و جابجایی اسناد باید به صورت منظم ارائه شود.
• تمیزی محیط: نه فقط سیستم بلکه محیط اطراف آن نیز باید تمیز و مرتب باشد. تمیزکاری زمین، دیوارها و فضای اطراف سیستم نیز به نگهداری صحیح کمک می‌ کند.

افزایش دوام قفسه ریلی:

برای افزایش دوام قفسه و اطمینان از عمر طولانی آن، توجه به نکات زیر ضروری است.

• خرید از تولید کننده باکیفیت: در هنگام خرید قفسه، از تولیدکننده ای خرید کنید که از مواد با کیفیت و مقاوم در تولید سیستم های خود استفاده می کند. شرکت جهان بایگان با 25 سال سابقه درخشان، ارائه کننده مرغوب ترین و باکیفیت ترین قفسه های بایگانی ریلی می باشد. جهت کسب اطلاعات بیشتر مشخصات فنی بایگانی ریلی این مجموعه را مطالعه فرمایید.
• نگهداری درست: در طول عمر قفسه بایگانی، نگهداری صحیح و درست امری ضروری است.
• محدود کردن وزن: تلاش کنید تا وزن قفسه و محتویات آن را در حد مجاز توسط سازنده نگه دارید تا جلوگیری از شکستن ریل‌ ها و سایر قطعات باشد.  
• عدم بارگذاری اضافی: باید از بارگذاری اضافی بر روی قفسه بایگانی خود خودداری کنید. این به از دست رفتن تعادل قفسه و ضعیف شدن ساختار آن منجر می ‌شود. همچنین، اطمینان حاصل کنید که وزن محتویات در همه جای سیستم پخش شود و بر یک قسمت متمرکز نباشد.
• جلوگیری از تغییرات دما و رطوبت: قفسه را در محیطی قرار دهید که دما و رطوبت نسبتاً ثابت و متعادل باشد. تغییرات دما و رطوبت ممکن است باعث ایجاد تنش در مواد سازنده و تغییر شکل قفسه شود.
• نظافت و تمیزکاری: روند نظافت و تمیزکاری منظم قفسه را انجام دهید. برای جلوگیری از انباشت گرد و غبار، زباله و روغن در ریل ‌ها و سایر قطعات، آنها را به صورت دوره‌ ای تمیز کنید.
• تعویض قطعات آسیب دیده: در صورت مشاهده هر گونه آسیب یا خرابی در قفسه بایگانی، باید قطعات آسیب دیده را تعویض کنید. عدم تعویض و ترمیم قطعات معیوب می ‌تواند باعث کاهش عمر مفید و عملکرد صحیح قفسه شود.

همچنین بخوانید:

• اصول و روش های بایگانی اسناد کاغذی، اداری و پرسنلی
• نحوه عملکرد بایگانی ریلی به چه صورت است؟
• محاسبه ابعاد قفسه بایگانی ریلی

مراحل روغن کاری قفسه ریلی:

روغن کاری قفسه می‌تواند به عنوان یک روش مفید برای حفظ و افزایش طول عمر مفید استفاده شود. روغن کاری باعث کاهش اصطکاک بین قطعات قفسه، جلوگیری از زنگ زدگی و خراشیدگی و افزایش دوام عمر قفسه می ‌شود.

در زیر توضیحاتی درباره روش روغن کاری قفسه بایگانی ریلی آورده شده است:

1. انتخاب روغن مناسب: از روغن ‌های با کیفیت و مناسب استفاده کنید. بهترین روغن ‌ها، روغن ‌های مشتق شده از مواد ضد زنگ مانند روغن معدنی یا روغن پایه مصنوعی هستند. همچنین، می ‌توانید از روغن ‌های خاصی که برای کاربردهای صنعتی و مکانیکی مناسب هستند، استفاده کنید.
2. تمیزکاری قبل از روغن کاری: قبل از اعمال روغن، قفسه را به طور کامل تمیز کنید. گرد و غبار و زباله‌ ها را پاکسازی کنید. همچنین، قطعاتی که نیاز به تعویض دارند را تعویض کنید.
3. اعمال روغن: پس از تمیزکاری، روغن را به صورت مستقیم بر روی قطعات قفسه اعمال کنید. برخی قفسه‌ ها دارای نقاط روغن ‌کاری هستند که می ‌توانید به آنها روغن اضافه کنید. اگر قفسه شما این نقاط را ندارد، می ‌توانید روغن را به صورت یکنواخت بر روی ریل ‌ها و قطعات متحرک قفسه پخش کنید. مطمئن شوید که روغن به طور کامل در سطح قفسه توزیع شود.
4. پاکسازی: پس از اعمال روغن، قفسه را به طور دقیق بررسی کنید و هر گونه روغن اضافی را با یک پارچه تمیز پاک کنید. روغن اضافی ممکن است به طور ناخواسته سطح قفسه را لغزنده کند یا به اسناد و مدارک آسیب برساند.
5. تکرار عملیات: روغن کاری باید به صورت دوره‌ ای و منظم تکرار شود. فرکانس تکرار روغن کاری بستگی به شرایط استفاده، محیط و میزان استفاده قفسه دارد. معمولاً، هفتگی یا ماهانه روغن کاری به عنوان یک روال نگهداری مورد استفاده قرار می ‌گیرد.

بایدها و نبایدهای استفاده از قفسه بایگانی ریلی:

استفاده از بایگانی ریلی در دفتر کار دارای مزایای متعددی است، اما باید برخی نکات استفاده از آن را در نظر گرفت. در زیر برخی از آنها آورده شده است:

باید ها:

• استفاده از فضای بهینه
• دسترسی آسان
• حفظ سلامت مدارک
• تمیز کاری دوره ای
• سرویس دوره ای
• تعمیر بایگانی ریلی
• نگهداری از قفسه ریلی
• روغن کاری دوره ای
• جلوگیری از ضربه و صدمات
• جمع کردن سیستم هنگام عدم استفاده از آن
• ممانعت از بارگذاری اضافی
• محدود کردن دسترسی افراد متفرقه
• و …

نباید ها:

• عدم بارگذاری اضافی
• عدم نظافت
• عدم نصب صحیح
• سرویس خودسرانه
• دست کاری قطعات و اجزای سیستم
• بازکردن قطعات و اجزای سیستم
• باز گذاشتن سیستم هنگام عدم استفاده
• عدم سرویس دوره ای
• عدم نظافت و تمیزکاری
• و …

  با تشکر از همراهی شما عزیزان