تکنولوژی های نوین در مدیریت قفسه بایگانی:

مقاله “تکنولوژی‌های نوین در مدیریت قفسه بایگانی” به مطالعه و بررسی تکنولوژی‌هایی که در بهبود مدیریت قفسه‌های بایگانی مورد استفاده قرار می‌گیرند، می‌پردازد. در ادامه، به تعدادی از موضوعاتی که در این مقاله بررسی می شود، اشاره می کنیم.

با ما همراه باشید.

1. سیستم‌های مدیریت محتوا (CMS)
2. OCR (تشخیص حروف تصویری(
3. فضای ذخیره‌سازی ابری
4. مصورسازی داده‌ها
5. حفظ امنیت و حریم خصوصی
6. تحلیل داده‌های بایگانی
7. پیشگیری از افت اطلاعاتی
8. تطبیق با تکنولوژی‌های آینده

سیستم ‌های مدیریت محتوا (CMS) :

ابزارهای قدرتمندی هستند که به افراد و سازمان‌ها کمک می‌کنند تا وب‌ سایت‌ها، بلاگ‌ها، فروشگاه‌ های آنلاین، و حتی سیستم‌ های مستندات داخلی خود را مدیریت و به‌روزرسانی کنند. در اینجا تعدادی از سیستم‌ های مدیریت محتوا معروف را معرفی می‌کنیم:

• WordPress :
• یکی از محبوب‌ترین و قدرتمندترین CMS ‌ها برای وب‌سایت‌ها و بلاگ‌ها
• دارای افزونه ‌های فراوانی برای افزایش قابلیت ‌ها و اختصاصی‌کردن وب ‌سایت
• :Joomla
• یک سیستم مدیریت محتوا قوی که برای وب‌سایت‌های متوسط و بزرگ مناسب است
• از قالب‌ها و افزونه‌های متعددی پشتیبانی می‌کند
• Drupal :
• یک CMS متن ‌باز و قدرتمند برای وب‌ سایت‌های پیچیده و سازمانی.
• امکانات بسیار انعطاف ‌پذیر برای توسعه و سفارشی ‌سازی.
• Magento :
• برای ایجاد فروشگاه ‌های آنلاین با قابلیت‌های بسیار پیشرفته و مدیریت محصولات و سفارش‌ها.
• مناسب برای کسب‌وکارهای تجارت الکترونیکی.
  
• Wix :
• یک پلتفرم ساخت وب‌سایت و فروشگاه آنلاین با رابط کاربری بصری.
• مناسب برای کاربرانی که نیاز به ساخت سریع وب‌سایت دارند.
• Squarespace :
• سیستمی ساده و زیبا برای ساخت وب‌سایت‌های شخصی و کسب‌وکارهای کوچک.
• قالب‌ها و ابزارهای طراحی جذابی را ارائه می‌دهد.

• Shopify :
• یک CMS متمرکز بر تجارت الکترونیک برای ایجاد فروشگاه‌های آنلاین و مدیریت محصولات و پرداخت‌ها.
• Ghost :
• یک CMS ساده و متمرکز بر بلاگ ‌نویسی.
• به عنوان یک جایگزین بسیار ساده و کم‌ حجم برای WordPress شناخته می‌شود.

هر یک از این سیستم‌ های مدیریت محتوا ویژگی‌ها، قابلیت‌ها و مزایای خود را دارند، بنابراین انتخاب بهترین CMS بایستی بر اساس نیازها و اهداف خاص شما صورت گیرد. همچنین، اهمیت انتخاب قالب مناسب، افزونه‌ها، و امکانات امنیتی در استفاده از CMS نیز حائز اهمیت است.

OCR  (تشخیص حروف تصویری ):

OCR  مخفف Optical Character Recognition به معنای تشخیص حروف تصویری است. این تکنولوژی به کامپیوترها و سیستم ‌های متعدد کمک می‌کند تا متون و حروف موجود در تصاویر و اسناد تصویری را تشخیص دهند و به متن قابل ویرایش تبدیل کنند. OCR از ترکیب مهندسی نرم ‌افزاری و پردازش تصویر برای این کار استفاده می‌ کند.

تعدادی از کاربردهای مهم OCR عبارتند از:

• تبدیل اسناد چاپی به متن قابل ویرایش:
  به کاربران این امکان را می‌دهد که اسناد چاپی مانند کتاب‌ها، مقالات، گزارش‌ها، و مدارک را به متن قابل ویرایش تبدیل کنند، تا بتوانند آنها را ویرایش، اشتراک‌گذاری، و مورد استفاده قرار دهند.
• استخراج اطلاعات از کارت ‌های ویزیت، مدارک شناسایی، و فاکتورها :
  کسب‌ و کارهایی مانند مغازه‌ها، بانک‌ها، و دفاتر پزشکی می‌تواند به استخراج اطلاعات مهم از مدارک فیزیکی کمک کند، مانند شماره تلفن، آدرس، و شماره ملی.
• تشخیص خودروها در پلاک ‌های خودرو:
  در سیستم‌های مدیریت ترافیک و پارکینگ، OCR برای تشخیص و ثبت شماره پلاک‌های خودروها به‌کار می‌رود.
• ترجمه متون:
  با تشخیص و تبدیل متون تصویری به متن، ابزارهای ترجمه می‌توانند متون در زبان‌های دیگر ترجمه کنند.
• بهبود دستیابی به اطلاعات در کتاب‌ها و نمونه‌های تاریخی:
  با تبدیل تصاویر اسناد تاریخی و کتاب‌های قدیمی به متن، اطلاعات این منابع برای تحقیقات تاریخی و علمی بهتر دسترسی پیدا می‌کنند.
• تشخیص دستخط:
  در برخی موارد، OCR می‌تواند از تشخیص دستخط در اسناد استفاده کند.

برخی از نرم‌افزارها و خدمات معروف OCR شامل  Adobe Acrobat، Google Cloud Vision API، Microsoft OCR، Tesseract، Abbyy FineReader و … هستند. این ابزارها می‌توانند به تشخیص حروف تصویری با دقت بالا کمک کنند.

فضای ذخیره‌سازی ابری:

فضای ذخیره‌سازی ابری (Cloud Storage) یکی از خدمات محبوب ابری است که امکان ذخیره‌سازی و مدیریت داده‌ها و فایل‌ها را در اینترنت ارائه می‌دهد. از این فضاها می‌توان برای ذخیره‌سازی اطلاعات شخصی، کسب‌وکاری، پروژه‌های تیمی، پشتیبان‌گیری از داده‌ها و… استفاده کرد. در زیر تعدادی از خدمات معروف فضای ذخیره‌سازی ابری ذکر شده است:

• Google Drive :
• ارائه‌دهنده:Google
• افتراز فایل ‌ها و تمامی نوع اسناد Google Docs
• ارتباط یکپارچه با سایر خدمات گوگل.
• Dropbox :
• ارائه‌دهنده:Dropbox Inc
• سادگی استفاده و اشتراک‌گذاری فایل‌ها و پوشه‌ها.
• قابلیت نسخه‌برداری و بازگردانی فایل‌ها.
• Microsoft OneDrive :
• ارائه‌دهنده:Microsoft
• تمامی افتراز فایل‌ها و داده‌ها با اکانت Microsoft
• اشتراک‌گذاری و همکاری در فایل‌ها با افراد دیگر.
• Amazon S3 (Simple Storage Service) :
• ارائه‌دهنده:Amazon Web Services (AWS)
• برای کاربرانی که نیاز به ذخیره‌سازی بزرگ حجم داده دارند.
• مقیاس‌پذیری بالا و امکانات پیشرفته برای مدیریت داده‌ها.
  
• Apple iCloud :
• ارائه‌دهنده:Apple
• ذخیره‌سازی تصاویر، ویدئوها، اسناد، و تمامی داده‌های دیگر بر روی دستگاه‌های Apple
• همگام‌سازی اطلاعات بین دستگاه‌های Apple
• Box :
• ارائه‌دهنده:Box Inc
• مخصوص کسب‌وکارها و تیم‌های همکاری‌کننده.
• قابلیت‌های امنیتی برتر برای حفاظت از داده‌ها.
• Nextcloud :
• یک ابزار متن‌باز برای ایجاد سرور ذخیره‌سازی ابری شخصی.
• کنترل کامل بر داده‌ها و حفاظت از حریم خصوصی.
• SpiderOak :
• برای افرادی که حفاظت از حریم خصوصی و امنیت داده‌ها بسیار مهم است.
• استفاده از رمزگذاری انتها به انتها برای داده‌ها.

توجه داشته باشید که هر یک از این خدمات دارای طیف مختلفی از امکانات و قیمت‌ها هستند. انتخاب فضای ذخیره‌سازی ابری باید بر اساس نیازها و الزامات شما صورت گیرد. همچنین، امنیت و حریم خصوصی اطلاعات ذخیره‌ شده نیز باید در نظر گرفته شود.

 مصور سازی داده‌ها:

مصور سازی داده‌ها (Data Visualization) فرآیند تبدیل داده‌های عددی و مفهومی به نمودارها، چارت‌ها، نمایش ‌های تصویری و گرافیکی دیگر است. این فرآیند به شما کمک می‌کند تا اطلاعات پیچیده را به یک شکل بصری و قابل درک تبدیل کنید تا به راحتی مفهوم داده‌ها و الگوهای مختلف آنها را درک کنید. مصور سازی داده‌ها در موارد زیر می‌تواند مفید باشد:

• توضیح الگوها و روندها:
  با تصویرسازی داده‌ها می‌توانید الگوها، روندها، و تغییرات در داده‌ها را به راحتی تشخیص دهید. این امکان به تحلیل و پیش‌بینی آینده کمک می‌کند.
• تبدیل اطلاعات پیچیده به مفهومی:
  مصورسازی داده‌ها اطلاعات پیچیده را به شکلی ساده و قابل درک تبدیل می‌کند. این کار مخاطبان را قادر می‌سازد تا اطلاعات را به سرعت درک کنند.
• ارتباط و اشتراک‌گذاری اطلاعات:
  نمودارها و گرافیک‌های مصور داده‌ها را قابل اشتراک‌گذاری و ارائه به دیگران می‌کنند. این ارتباط بین داده‌ها و مفهوم آنها بهبود بخشیده و تصمیم‌گیری‌های بهتری را تسهیل می‌کند.
• پشتیبانی از ارائه‌ها و گزارش‌ها:
  در ارائه‌ها و گزارش‌های تجاری، مصورسازی داده‌ها می‌تواند اطلاعات را به شکل گرافیکی جذاب و قابل فهمی ارائه دهد.
• تشخیص الگوهای نادر:
  با تحلیل نمودارها ممکن است الگوهای نادر و نقاط عجیب در داده‌ها کشف شوند که در غیر این صورت دشوار به تشخیص آنها می‌پرداخت.

برای مصور سازی داده‌ها، می‌توان از ابزارها و نرم‌ افزارهای مختلفی مانند:  Microsoft Excel، Tableau، Power BI، Python با کتابخانه‌ های Matplotlib و Seaborn،  D3.js )برای مصورسازی داده‌های تعاملی در وب) و… استفاده کرد. انتخاب ابزار بستگی به نیازها و سطح پیچیدگی مصور سازی داده دارد. همچنین، در مصور سازی داده‌ها مهارت ‌های طراحی و تفسیر داده نیز مهم هستند.

سخن آخر تکنولوژی های نوین در مدیریت قفسه بایگانی

در این مقاله با چند مورد از تکنولوژِی های نوین در مدیریت قفسه بایگانی آشنا شدید. با استفاده از این تکنولوژی ها می توانید یک بایگانی مرتب و تمیز و کاملاً نظم یافته داشته باشید.

در مقاله بعدی به 4 مورد دیگر از این تکنولوژی ها می پردازیم.

با تشکر از همراهی شما عزیزان