از جمله مهمترین قسمت ها در هر سازمان و اداره ای بایگای اسناد مربوط به آن و نگهداری و حفاظت صحیح از آنها می باشد. این امر در گذشته به شکلی ساده صورت می پذیرفت و اسناد در قفسه های بایگانی به شکلی ساده جمع آوری و نگهداری می شدند. این نوع از بایگانی علاوه بر اینکه فضای زیادی را به خود اختصاص می داد موجب هدر رفت زمان کاری نیز می شد. گذر زمان و ظهور ابزارآلات جدید در حوزه ی بایگانی اسناد موجب شد تا بسیاری از کاستی های این بخش برطرف گردد. آنچه در این مطلب قصد بررسی آن را داریم انواع بایگانی ریلی می باشد که امروزه به عنوان مهمترین بخش از بایگانی هر سازمان شناخته می شود.
تمام این موارد در کنار مقرون به صرفه بودن از نظر هزینه های اجرا در مقایسه با قفسه ثابت بایگانی موجب می شود تا امروزه بسیاری از سازمان ها و نهاد های دولتی و خصوصی از انواع قفسه بایگانی ریلی برای تجهیز محیط کار خود بهرمند گردند. انواع مختلفی دارد و سازندگان برحسب نیاز تخصصی ارگان های مختلف ویژگی های تخصصی تری بر روی محصول خود پیاده می کنند.
انواع قفسه ریلی بر اساس نیاز ها و بودجه
برای بررسی انواع فایل ریلی ابتدا می بایستی توضیح دهیم که این تقسیم بندی در این مقاله از منظر نوع کارکرد و ویژگی های اختصاصی می باشد و نه نوع کاربرد، زیرا این نوع از قفسه ها را می توان برای مصارف مختلف مانند موزه ها، سازمان های نظامی و انتظامی، گلخانه ها و سایر مجموعه هایی که به این نوع از بایگانی نیازمند می باشند اختصاصی سازی نمود.
بایگانی ریلی برقی
نحوه عملکرد بایگانی ریلی در حال عادی برای جابجایی از نیروی مکانیکی بهرمند می شود که در مقیاس بالا این موضوع ممکن است بهره وری نیروی انسانی مجموعه بایگانی را به شدت کاهش دهد. به این دلیل متخصصان مجموعه جهان بایگان با بهره گیری از دانش بومی این محصول را به سیستم حرکت برقی مجهز نموده اند به گونه ای که کاربر می تواند با اعمال دستور از پنل کنترل هر کابین نسبت به جابجایی آن به سمت چپ و راست اقدام نماید. از مهمترین ویژگی های این سیستم برخورداری از برق اضطراری می باشد که مجموعه را قادر می سازد تا در صورت قطع برق نسبت به فعالی خود در بایگانی ادامه دهند. این محصول دارای ویژگی ها دیگری نیز می باشد که می توانید در قسمت محصول مورد نظر مشاهده نمایید.
در حال حاظر در کشور ایران امکان طراحی و تولید این محصول توسط معدود شرکت ها صورت می گیرد که در این بین بهترین و با کیفیت ترین نوع بایگانی ریلی که از طراحی و مهندسی انحصاری بهره می برد، توسط شرکت جهان بایگان ارائه می گردد. این محصول هم اکنون در بسیاری از مراکز و ادارات به مرحله ی اجرا در آمده است.
بایگانی ریلی هوشمند
بهترین نوع سیستم های بایگانی هوشمند ریلی که دارای قابلیت های فراوانی می باشد عبارت است از فایل ریلی اتوماتیک – هوشمند. این نوع از فایل امنیت بسیار بالایی را برای نگهداری اسناد در اختیار مجموعه های حساس قرار می دهد. از این رو مجموعه های حساس دولتی ، نظامی و انتظای ، پتروشیمی ها و سایر مراکز حساس نیازمند به استفاده از این قفسه بایگانی می باشند. این قفسه قادر است بسیاری از موارد مورد نیاز در بایگانی اسناد را به صورت یکپارچه هوشمند انجام دهد. موضوعی که ضمن تضمین قفل ها و امنیت بایگانی اسناد در بهره وری نیروی انسانی نیز بسیار مفید بوده و موجب رشد کیفیت پاسخگویی مجموعه بایگانی می گردد. برای مطالعه ی بیشتر به صفحه ی محصول مراجعه نمایید. از جمله مزایای بایگانی ریلی به موارد زیر اشاره نمود
- ایجاد سطح دسترسی مختلف بر روی کابین ها
- قابلیت جستجوی پرونده بر اساس بارکد ، نام فرد و توضیحات پرونده
- مانیتورینگ دسترسی های مختلف در زمان های گوناگون به اسناد
- دریافت گزارش از کابین ها
- سیستم عیب یابی اتوماتیک
- روشنایی اتوماتیک بین کابین ها
- سیستم کنترل دمای کابین ها
استفاده از این نوع از بایگانی ریلی اتوماتیک و هوشمند در مراکز مختلف ممکن بوده و در بهترین حالت ممکن بهره وری بایگانی آن مجموعه را افزایش می دهد. علاوه بر این برخی از سازمان ها و مراکز حساس نظامی و سیاسی که نیازمند امنیت بیشتر در قسمت بایگانی اسناد می باشند نیازمند استفاده از این محصول می باشند.
هوشمند مکانیکال
این نوع از سیستم های قفسه ریلی نمونه ای کامل تر از نوع برقی خود می باشد به گونه ای که علاوه بر دارا بودن قابلیت جابجایی به وسیله ی نیروی برق، قادر است بسیاری از موارد مربوط به حفظ و نگهداری اسناد را نیز انجام دهد. به این طریق که این سیستم قادر است به صورت هوشمند موارد مربوط به آمارگیری اسناد بایگانی شده و زمان خروج و ورود پرونده های مختلف و بسیاری موارد دیگر را انجام دهد. علاوه بر این موارد، سیستم هوشمند بایگانی قادر است برخی از قفسه ها را به صورت بایگانی محرمانه تعریف نموده و به جز افراد خاص از دسترس سایر کاربران خارج باشد. این محصول علاوه بر جابجایی توسط نیروی برق و برخورداری از برق اضطراری قابلیت جابجایی مکانیکی را نیز برای شرایط بحرانی دارا می باشد.
قیمت بایگانی ریلی از نوع هوشمند مکانیکال از از لحاظ ریالی بسیار به نوع مکانیکال نزدیک است و از این نظر قیمت مقرون به صرفه ای دارد؛ همچنین امکانات بسیار زیادی از مدل تمام هوشمند را نیز دارا می باشد. در این نوع از سیستمبایگانی فرمان به طور کلی حذف و دستور حرکت به راست و چپ از طریق دکمه های تعبیه شده بر روی هر بلوک به راحتی امکان پذیر می شود. تنها با فشردن یک دکمه میتوانید یک بلوک ۶ الی ۷ متری را حرکت داده و به راهروی قفسه ای که مد نظر دارید دسترسی پیدا کنید.
مقاله های بیشتر برای مطالعه:
- شرکت جهان بایگان تولید کننده برتر در ساخت قفسه های متحرک