احتمالا هنگامی که نام بایگانی ریلی مکانیزه را می شنوید به طور دقیق نمی دانید که منظور از این بایگانی چیست. به همین دلیل در این مقاله موضوع بایگانی ریلی مکانیزه چیست را تفسیر می‌کنیم تا مخاطبین عزیز با معنای واقعی بایگانی ریلی مکانیزه آشنا شوند.
مفهوم بایگانی مکانیزه
اگر در همین ابتدای کار به دنبال تعریف درستی از بایگانی ریلی مکانیزه هستید، لازم است ابتدا بدانید که مفهوم لغوی این عبارت چیست. در واقع، کلمه مبهمی که در این عبارت وجود دارد، واژه مکانیزه است. مکانیزه، کلمه ای فرانسوی است و به معنای انجام دادن کار به وسیله ابزار یا ماشین آلات به کار می رود.
در واقع سیستمی مد نظر ما است که هرگونه دخالت از سوی انسان را از بین ببرد یا حضور انسان را در انجام کار به حداقل برساند. یک سیستم بایگانی مکانیزه بزرگ از چهار بخش تشکیل شده است:
۱_نرم افزاری ۲_ سخت افزاری ۳_ شرایط محیطی ۴_ استاندارد ها و پروتکل ها
بایگانی ریلی مکانیزه (سخت افزاری)
برخی از اسناد و پرونده ها به هیچ وجه نباید از بین بروند، از این رو به سیستم سخت افزاری نیاز داریم که بتواند پوشه، کتاب، پرونده، اسناد و غیره را نگهداری کند. در بازار انواع کمدهای اتوماتیک، سیستم بایگانی ریلی و سیستم بایگانی ثابت عرضه می باشند. برای منظم تر کردن فضای داخلی این بایگانی باید آن را به صورت قفسه بندی شده تهیه کنید. قدم اول نوع پرونده و اسنادی است که شما آن را بایگانی می کنید. اسنادی از جمله زونکن معمولی، زونکن آویز، فایل باکس، پوشه معمولی، پوشه پزشکی، اسناد غیر معمولی یا زونکن فلزی را باید در بایگانی قرار دهید.
موارد دیگری همچون مشخصات فیزیکی طول و عرض بایگانی، ارتفاع ، شرایط کاری و غیره را باید با کاربر هماهنگ کنید. تعداد مراجعه به کمد برای خارج کردن اسناد، تعداد پرسنل بایگانی و فضای بایگانی مواردی هستند که نوع سیستم بایگانی را تعیین می‌کنند.
بایگانی ریلی (نرم افزاری)
رکن اصلی بایگانی مکانیزه نرم‌افزار مدیریت اسناد است. شاخه های اصلی بایگانی ریلی نرم افزار اتوماسیون اداری یا آرشیو است. همچنین لازم به ذکر است که بدانید بخش عمده ای از اتوماسیون و زیر ساخت های بایگانی به قوانین و مقررات به روز بستگی دارند. بهتر است در هنگامی که راجب این موضوع یعنی نرم افزار بایگانی مکانیزه صحبت می شود مزایای آن را نیز بشناسیم و بدانیم که چرا کشور های توسعه یافته به طور جدی به دنبال حذف کمد و قفسه های بایگانی و ایجاد بایگانی مکانیزه هستند!
اولین ویژگی که سیستم بایگانی مکانیزه دارد این است که زمان پاسخگویی به خواسته های شهروندان و ارباب رجوع را به طور قابل توجهی کوتاه می کند. ویژگی مهم دیگر سیستم بایگانی مکانیزه این است که ترافیک و همچنین تعداد مراجعه های حضوری را به صفر می رساند.
بایگانی ریلی (شرایط محیطی)
به طور کلی باید بدانیم که شرایط محیطی به چه مهنا و مفهومی است و محیط بایگانی باید به چه صورت باشد. محیط بایگانی، به مکانی گفته می شود که سیستم بایگانی در آن وجود دارد و شخصی را به عنوان کاربر یا بایگان در آنجا قرار می دهند و در برخی موارد، ارباب رجوع نیز در آنجا تردد دارد. محیط بایگانی باید در طبقات بالای ساختمان در نظر گرفته شود و دارای علائمی باشد تا مسیر برای کاربران واضح و مشخص باشد.
نکته دیگری که باید مد نظرتان باشد، نور مستقیم است. تابش نور مستقیم باعث فرسایش اسناد می شود.
به دلیل تردد عموم مردم و فعالیت کاربر باید هوا چرخش داشته باشد، پس محیط بابگانی نیازمند تهویه مناسب است.
سخن پایانی بایگانی ریلی مکانیزه چیست
مهم ترین و اصلی ترین دلیلی که بایگانی ریلی مکانیزه را نسبت به روش های قدیمی که به صورت قفسه بندی و کتابخانه ای بودند، برتری می دهد، ارزش افزوده ای است که دارند. اگر اسناد و مدارک را به نحو صحیح و مرتب تر در طبقات بایگانی چیدمان کنند، می توانند فضای محیط را ۸۰٪ باز تر و بیشتر کنند. بنیانگذار سیستم بایگانی ریلی، آقای پرویز خادمیان است که در سال ۱۳۵۸ این محصول را طراحی و تولید کرد.
اگر در مورد بایگانی ریلی مکانیزه نیاز به اطلاعات بیشتری دارید، بهتر است از طریق شماره های درج شده در صفحه اصلیف با ما در ارتباط باشید.
- شرکت جهان بایگان تولید کننده برتر در ساخت قفسه های متحرک